Als iemand veel prikkels te verwerken krijgt en onvoldoende ruimte heeft voor verwerking en herstel, kan overprikkeling ontstaan. In mijn vorige artikel voor LoopbaanPro beschreef ik hoe het project ‘Praten over Prikkels’ kan helpen om overprikkeling zichtbaar en bespreekbaar te maken.

Naast overprikkeling kan ook onderprikkeling een probleem zijn, bijvoorbeeld als iemand te weinig passende stimulatie of uitdaging ervaart. Prikkelvriendelijk werken gaat daarom om meer dan prikkels verminderen. 

Jobcrafting toepassen op prikkelmanagement

Met jobcrafting onderzoek je waar de beïnvloedingsruimte van je cliënt zit om het werk prikkelvriendelijker te maken. Juist als die ruimte klein is, kan een kleine aanpassing al winst geven: vijf minuten verwerkingstijd na een concentratieklus, telefoontjes bundelen of afspreken wanneer collega’s iemand wel of niet storen. Werk prikkelvriendelijker maken kan beginnen met één prikkel slimmer doseren.

Eerst inzicht: het prikkeldagboek

Laat je cliënt een aantal werkdagen bijhouden welke taken hij uitvoert, met wie hij samenwerkt en onder welke omstandigheden. Welke externe en interne prikkels spelen mee? Wat merkt iemand in zijn lijf, gedachten, emoties en gedrag?

Kijk ook naar momenten waarop werken juist goed gaat en waarop passende stimulatie ontbreekt. Zo wordt duidelijker wat iemand belast of juist nodig heeft en of dat samenhangt met de taak, de manier van samenwerken of de omstandigheden waaronder iemand zijn werk uitvoert. Vanuit die patronen kan je op zoek gaan naar een mogelijke aanpassing. De vier jobcraftingknoppen bieden daarvoor verschillende mogelijkheden.

#1 Taken – wat prikkelt en waarom?

Soms is de taak zelf niet het probleem, maar de manier waarop iemand hem uitvoert. Blijkt uit het prikkeldagboek dat vooral het schakelen tussen taken belast? Dan kan bundelen of werken met focusblokken helpen. Loopt de spanning op na opeenvolgende afspraken? Probeer korte pauzes als buffer. Bij langdurig intensief werk kan het opknippen van een grote klus helpen.

Soms zijn juist méér passende prikkels nodig. Een cliënt die jarenlang als stewardess en reisleidster had gewerkt, bleek weinig intellectuele uitdaging te ervaren, terwijl de werkomgeving haar wel overprikkelde. Minder prikkels zou dus maar een deel van het vraagstuk oplossen. Bij eenvoudige of herhalende taken kun je bijvoorbeeld onderzoeken of meer inhoudelijke diepgang of afwisseling uitkomst biedt.

Coachvraag: ‘Welke taak kun je uitbouwen, afbouwen, anders plannen of ruilen voor een passende prikkelbelasting?’

#2 Relaties – welk contact prikkelt en waarom?

Sociale prikkels zoals sfeer en spanning kunnen veel impact hebben bij prikkelgevoelige cliënten. Hoeveel behoefte heeft je cliënt aan samenwerken en zelfstandig werken? Past de huidige verdeling daarbij? En hoe is de relatie met collega’s of leidinggevende? Blijft iemand na contact met een specifieke collega piekeren? Onderzoek dan de spanning in die samenwerking en welke afspraken kunnen helpen. Ontbreekt inhoudelijke uitwisseling, dan kan een sparringpartner juist passende stimulatie bieden.

Coachvraag: ‘Met welke collega’s wil je meer, minder of anders samenwerken en waarom?’

#3 Context – hoe prikkelvriendelijk zijn de werkomstandigheden?

De werkcontext bepaalt mede hoeveel prikkels iemands brein moet filteren. Denk aan de hoeveelheid mensen, licht, geur, geluid, rommel en ergonomie. Hier kan het prikkeldagboek inzicht geven: welke prikkels ervaart iemand als belastend? Bij hinderlijk geluid kan een noise-cancelling koptelefoon of stille werkplek helpen. Bij lichamelijk ongemak kan een ergonomische aanpassing uitkomst bieden. Denk aan een betere stoel, een extra scherm of een beeldschermbril om prikkels te minderen. Bij onderprikkeling kan juist een plek met meer interactie passende stimulatie bieden. 

Coachvraag: ‘Welke verandering aan je werkplek past bij de prikkels die je daar ervaart of mist?’

#4 Cognitief – wat verwacht je van een prikkelrijke werkdag?

Wie op een drukke kantoordag vol externe prikkels verwacht veel concentratiewerk te doen, kan gefrustreerd raken als dat niet lukt. Die frustratie en gedachten over wat niet afkomt, leveren extra interne prikkels op.

Onderzoek welke verwachtingen die druk versterken. Vindt je cliënt bijvoorbeeld dat hij op kantoor evenveel moet afkrijgen als thuis? Toets dat aan de agenda en de ervaringen uit het prikkeldagboek. Wat is haalbaar en welk werk vraagt om rustigere omstandigheden? Verwachtingen bijstellen gaat samen met werkbare afspraken; een onwerkbare situatie hoeft iemand niet te accepteren.

Coachvraag: ‘Welke verwachting geeft extra druk, en wat is nodig om het werk wél goed te doen?’

Klein beginnen, samen mogelijk maken

Kies samen één aanpassing die aansluit bij het patroon uit het prikkeldagboek. Spreek af wat je cliënt gaat proberen en wanneer jullie evalueren. Neemt over- of onderprikkeling af? Verbetert de concentratie? Blijft er aan het einde van de werkdag meer energie over?

Sommige aanpassingen kan je cliënt niet zelfstandig realiseren. Help dan het gesprek met de leidinggevende voor te bereiden: welke knelpunten ervaart je cliënt en wat zou kunnen helpen? Denk aan terugkerende onderbrekingen op de open werkplek of vergaderingen zonder ruimte voor verwerking en herstel. Zulke knelpunten kunnen vragen om afspraken binnen het team of veranderingen in de organisatie. De leidinggevende kan ze daar agenderen en verder oppakken. Daarmee kan wat begint bij één cliënt leiden tot slimmer ingericht werk waar ook collega’s van profiteren. Meer energie, focus en plezier. Zo ontstaat er meer rust in de tent.

Suzanne Nieuwenhuijs is TEDx-spreker, trainer en auteur van ‘Meer rust in de tent – Hoe je werk slimmer inricht in een prikkelrijke wereld’. Ze helpt organisaties en teams om onnodige prikkeldruk te verminderen en productiever en energieker samen te werken. Bij RINO Amsterdam leidt zij GGZ-professionals op rond hoogsensitiviteit en werk. In 2021 won zij de Young Talent Award Diversiteit en Inclusie van de Nederlandse Orde van Beroepstrainers.

Meer lezen?

• Hoe je overprikkeling op de werkvloer bespreekbaar maakt met AI